Visioconférences, listes de diffusion, réunions et colloques

Une gamme de services dédiés à la visioconférence, à la téléphonie par internet, au chat d’équipe, à la gestion des listes de diffusion, à la planification de réunions, de même qu’à l’organisation de colloques et de congrès est proposée par les institutions auxquelles sont affiliées les AHP-PReST. Ces organismes incluent l’Université de Lorraine, l’Université de Strasbourg, le CNRS, RENATER, Huma-Num, Mathrice, le réseau des mathématiciens du CNRS.

  1. Visioconférences, chats d’équipes
    • 1.1 Université de Lorraine
    • 1.2 Université de Strasbourg
    • 1.3 CNRS
    • 1.4 RENATER
    • 1.5 Systèmes nationaux
  2. Créer des listes de diffusion, s’abonner et se désabonner
  3. Planifier des réunions
  4. Gérer des colloques et congrès
  5. Signaler des colloques et congrès

1. Visioconférence, softphone, chats d’équipes

Différents services sont proposés par les Universités de Lorraine et de Strasbourg, le CNRS et Renater.

1.1 Université de Lorraine

Documenté sur l’ENT : Lien

  • Web-Visio : web-conférence basée sur Cisco Meeting App. Possibilité de participation audio avec un téléphone (03 54 50 54 50 + code PIN reçu dans le mail), participation depuis les terminaux dédiés de l’UL (Doc terminaux) ou sur tout navigateur moderne (edge, firefox, chrome, safari). Dispo 5 minutes avant pour réglages de la caméra et du micro. Possibilité de disposer d’une salle : Aide, Inscription, Cisco Meeting App
  • Microsoft TEAMS à l’UL : Se connecter après installation de l’application, 🙂 : Aide, Comment utiliser la vidéoconférence de Microsoft Teams : https://www.youtube.com/watch?v=VUW7V9wMz44
  • Rocketchat : Rocketchat est un nouvel outil de communication synchrone mis en place par divers organismes.
  • Web-MeetMe : Conférence audio à l’UL. Tous les participants à une audio-conférence appellent un même numéro de téléphone (03 72 74 74 72 ou 4 74 72 en interne), puis ils tapent le numéro de la conférence qu’ils ont reçu par mail ainsi que le mot de passe associé. Les participants extérieurs payent l’appel vers le numéro de conférence auprès de leur opérateur de téléphonie (comme un appel classique) : Aide, Accès
  • Softphone (Jabber ou Micollab) : Un softphone est un logiciel permettant de téléphoner depuis un ordinateur en utilisant la connexion internet de celui-ci : Doc, Accès

1.2 Université de Strasbourg

Services de web conférence à Strasbourg : Lien

  • BBB à l’Unistra : Lien
  • Adobe Connect Skope : Aide

1.3 CNRS

  • BBB CNRS : L’outil de visioconférence sécurisé BBB est disponible au niveau national. Il est ouvert à toutes les unités du CNRS, que les agents soient employés ou non par l’établissement. L’utilisation est autorisée pour les échanges de données sensibles. BBB permet l’organisation de visioconférences et webinaires (jusqu’à 200 participants), le partage d’écran, l’utilisation d’un tableau blanc, le tchat public et privé, des sondages en ligne : Doc CNRS, Lien
  • BBB Mathrice : Liste des serveurs BigBlueButton de la communauté de recherche en mathématique : Doc, Lien
  • Zoom (instance CNRS) : Zoom est dorénavant accessible aux personnels des unités CNRS, qu’ils soient agents CNRS ou non, pour les échanges ne portant pas sur des informations sensibles, notamment à caractère personnel. Afin de garantir la meilleure sécurité possible, certaines fonctionnalités Zoom ont été limitées. Toute réunion doit avoir une salle d’attente, mais l’animateur de la réunion peut valider en un clic l’entrée en réunion de tous les invités présents dans la salle d’attente, ou les valider unitairement lors de leur arrivée : Doc CNRS, Lien
  • Citadel Team : Promu par le CNRS. Facile d’utilisation, sur votre smartphone (iOS ou Android) ou votre poste de travail (via un navigateur web ou un client téléchargeable Windows et Mac), il permet de suivre des fils de discussion, d’échanger des fichiers, d’avoir des communications audio entre deux personnes ou au sein de groupes. Système hébergé et sécurisé par Thales : Aide CNRS, Et encore, Se connecter
  • Chat via le Portail des mathématiques au CNRS, identification via RENATER : https://rocketchat.math.cnrs.fr

1.4 RENATER

Le REseau NAtional de Télécommunications pour la technologie, l’Enseignement et la Recherche est le réseau français reliant les différents établissements enseignement recherche entre eux en France métropolitaine et dans les départements d’outre-mer.

  • RENdez-vous web-conférence : basé sur la solution libre Jitsi Meet et WebRTC, le service permet de faire des conférences jusqu’à une dizaine de participants. Depuis un navigateur web Chrome-Chromium ou Firefox, sans plugin ni logiciel tiers. Smartphone : télécharger l’application mobile Jitsi-Meet sur les stores ITunes ou Google Play ou bien connectez-vous depuis votre navigateur mobile. : Aide, Lien, 🙂
  • RENAvisio : Connectez vous en cliquant sur le bouton en haut à droite. Le fonctionnement depuis un navigateur requiert l’installation préalable du logiciel SCOPIA Desktop. Téléchargez et exécutez le fichier ClientInst.exe en cliquant sur le bouton, installer et redémarrer : Aide, Lien, Conférence de test en salle 9999, mot de passe 0000, pas d’accent dans l’intitulé de la conférence.
    • RENAvisio sous windows : en cas de difficulté à lancer le client depuis le navigateur, télécharger et lancer le programme RENAvisioConnect.exe disponible ici (Lien). Dans la fenêtre ouverte par l’application, entrer les informations :
      • adresse du portail web : https://desktop.visio.renater.fr/scopia
      • ID de la réunion : le numéro de la conférence (ID) à joindre (sans mettre le #), puis fournir le mot de passe (PIN) s’il est demandé (sans mettre le #)

1.5 Systèmes nationaux

2. Créer des listes de diffusion, s’abonner et se désabonner

Plusieurs institutions proposent des listes de diffusion gérées à l’aide du logiciel Sympa, développé à l’initiative de RENATER. Elles entreprennent également des activités de protection des contenus contre le SPAM.

3. Planifier des réunions

4. Gérer des colloques et congrès

Les grandes conférences et les congrès scientifiques sont des événements complexes à gérer. Sciencesconf est une plateforme multi-langues (français, anglais, espagnol) et configurable. Elle facilite la gestion des différentes étapes de l’organisation, depuis la réception des communications jusqu’à l’édition automatique des actes, en passant par la relecture et la programmation des thématiques. Elle met à disposition un site web pour chaque événement, paramétrable par les organisateurs, pour informer les participants et gérer les inscriptions.

Mise en œuvre par le CCSD (auteur de HAL et Épisciences.org), la plateforme de gestion de conférence comprend un module d’inscription, ainsi qu’un module de gestion éditoriale. Après vérification de l’éligibilité, un site est mis à disposition des organisateurs en moins de 48 heures. Les interventions peuvent ensuite être versées en un clic dans HAL.

  • Plateforme Sciencesconf, par le CCSD : https://www.sciencesconf.org
  • Frédérique Bordignon, Sciencesconf.org : un outil pour faciliter l’organisation d’événements, École des ponts PARISTECH, bibliothèque, 2017 : Lien

5. Signaler des colloques et congrès

Calenda, le calendrier des sciences humaines et sociales a été créé en 2000 par Revues.org. Son organisation est quelque peu inspirée des annuaires en vigueur à cette époque. Le site référence, classe et diffuse en relation avec Sciencesconf les informations sur les colloques, conférences et événements tenus par les chercheurs de diverses disciplines des sciences humaines. Un historique est maintenu.

  • Calenda, le calendrier des sciences humaines et sociales, par Revues.org : https://calenda.org
  • Karim Hammou, Calenda et les disciplines scientifiques, L’édition électronique ouverte, 2011 : Lien