ShareDocs est un outil de la très grande infrastructure de recherche (IR*) Huma-Num. Ce déploiement du logiciel Filerun (Afian AB) est régulièrement maintenu et amélioré par Huma-Num. Une fois connecté à l’aide de votre identifiant HumanId, l’accès aux données se fait classiquement depuis un navigateur web. Le gestionnaire de fichier du système d’exploitation peut aussi être utilisé, en se servant du protocole WebDAV. Des applications dédiées comme Nextcloud ou WebDAV Navigator rendent aussi possible l’accès via un smartphone. Des notes peuvent encore être prises et stockées sur ShareDocs à l’aide de l’application Joplin.
Ce logiciel est utilisé aux AHP pour le stockage privé et la gestion sécurisée de fichiers numériques de tous types. Des groupes d’utilisateurs mobilisés sur des projets de recherche peuvent partager de manière contrôlée des documents. Les administrateurs chez Huma-Num paramètrent finement les droits des personnes amenées à intervenir, que celles-ci soient membres ou non de l’Université ou du CNRS.
- HumanID : Connexion centralisée aux services d’Huma-Num : Lien
- ShareDocs – Présentation, fonctionnement et utilisation, documentation Huma-Num : Lien
- FileRun user’s guide, documentation FileRun : Lien
- Application Nextcloud : Lien
- Application WebDAV Navigator : Lien
- Application Joplin : Lien
- Consultation
- Dépôt de documents
- Partage de documents
- WebDAV
1. Consultation
L’usage de ShareDocs est réservé aux personnes travaillant sur des fonds d’archives aux AHP-PReST. Les différents fonds sont séparés en espaces auxquels accèdent des groupes de personnes autorisées. Voici la démarche pour consulter des documents hébergés sur ShareDocs :
- Être en possession de ses identifiants ShareDocs (reçus par email à la création du compte).
- Se rendre à l’url https://sharedocs.huma-num.fr et s’identifier.
- En cas de problème d’identification (mot de passe incorrect par exemple), vous pouvez demander la création d’un nouveau mot de passe par email adressé à Huma-Num.
- Les dossiers partagés auxquels votre compte a accès se trouvent dans l’arborescence du panneau de gauche.
- Selon le paramétrage du partage, vous pouvez modifier ou non les fichiers partagés.
Tutoriel vidéo :
- Navigation dans ShareDocs.
- Visualisation des fichiers (zoom).
- Création de commentaires sur un fichier.
2. Dépôt de documents
Nécessite la dernière génération des navigateurs (support de l’html5). Envoi de fichiers et dossiers par différentes méthodes.
3. Partage de documents
3.1 Partage par lien web (url)
Le partage par url est à choisir lorsque :
- les destinataires n’ont pas de comptes ShareDocs,
- le partage est ponctuel,
- les destinataires n’agissent pas sur les documents (ils peuvent uniquement les télécharger et visualiser).
Le partage par url peut être révoqué à tout moment par le créateur du lien.
Tutoriel vidéo :
- Création de partage par url.
- Visualisation des partages par url actifs.
- Révocation de partage par url.
3.2 Partage par utilisateur
Le partage par utilisateur est à choisir lorsque :
- les destinataires ont un compte ShareDocs (ou une demande de création de compte est en cours),
- vous souhaitez partager les fichiers avec un groupe d’utilisateurs ShareDocs,
- les destinataires sont amenés à agir sur les fichiers (commentaires, retranscriptions, renommage, …),
- les destinataires souhaitent utiliser les fonctionnalités de ShareDocs (visionneuse, OCR, …)
Tutoriel vidéo :
- Partage avec un utilisateur.
- Partage avec un groupe d’utilisateurs.
- Révocation des partages.
4. WebDAV
Le protocole WebDAV rend possible la connexion à ShareDocs à l’aide du gestionnaire de fichier de votre OS (Linux, Windows, Apple). Sous Windows par exemple, il suffit de « Connecter un lecteur réseau ». Pour cela, ouvrir le gestionnaire de fichier, et sur l’icône « Réseau » de l’arborescence, « Clic droit ». Préciser ensuite dans le nom de dossier l’URL suivante :
https://sharedocs.huma-num.fr/dav.php/%40Home/
Choisir « Se connecter à l’aide d’informations d’identification différentes ». Entrez votre login et mdp propres à Sharedocs, et voilà. Une documentation se trouve chez FileRun ici pour une aide sous Linux ou MacOS. Les tests sous Windows 10 et Mac sont positifs. Attention cependant, nous avons rencontré des problèmes de configuration de Webdav liés à Windows 7. La seule solution que nous ayons trouvé à ce jour est de recourir à un client (logiciel de bureau), tel que Cyberduck par exemple.
5. Traitements spéciaux
Sous l’arborescence du compte utilisateur, on trouvera un répertoire hnTools_watchFolder qui contient des outils de conversion. Ce répertoire fonctionne sur le principe de Watch Folder : une fois qu’un fichier est déposé, un processus scanne à fréquence régulière les fichiers et crée une demande de traitement à un outil spécifique.
À la fin du traitement, un email est envoyé automatiquement à la personne qui a déposé le fichier pour lui indiquer que le document produit est prêt. On peut donc le récupérer. Les fonctionnalités disponibles concernent les transcodages audios et vidéos, de même que l’OCR.
- ShareDocs – Outils de traitement, documentation Huma-Num : Lien
Conclusion
Sharedocs est un gestionnaire de fichiers d’usage possible depuis un navigateur web, un client WebDAV ou un logiciel de synchronisation de fichiers. Il se rapproche par certaines de ses fonctionnalités d’outils comme Dropbox ou Google Drive, mais avec de nets avantages, quant à la sécurité du stockage des données et à la gestion des groupes d’utilisateurs. Des traitements spéciaux peuvent être appliqués à des fichiers individuels ou à des lots de fichiers.
One Reply to “Tutoriel ShareDocs”