Tutoriel ShareDocs

ShareDocs est un outil de la très grande infrastructure de recherche (TGIR) Huma-Num. Ce déploiement du logiciel Filerun (Afian AB) est maintenu et amélioré par Huma-Num. Il est utilisé au LHSP pour que les membres du labo puissent gérer de manière sécurisée le stockage de leurs fichiers. L’accès aux archives numériques se fait classiquement depuis un navigateur web, ou bien depuis le gestionnaire de fichier du système d’exploitation via le protocole WebDAV. Des groupes d’utilisateurs dont les droits sont paramétrables partagent des documents.

1. Consultation

L’usage de ShareDocs est réservé aux personnes travaillant sur un fonds d’archives au LHSP-AHP. Les différents fonds d’archives sont séparés en espaces auxquels accèdent des groupes de personnes autorisées. Voici la démarche pour consulter des documents hébergés sur ShareDocs :

  1. Être en possession de ses identifiants ShareDocs (reçus par email à la création du compte).
  2. Se rendre à l’url https://sharedocs.huma-num.fr et s’identifier.
    • En cas de problème d’identification (mot de passe incorrect par exemple), vous pouvez demander la création d’un nouveau mot de passe par un email adressé à Pierre Willaime (pierre.willaime [at] univ-lorraine.fr) ou à Pierre Couchet (pierre.couchet [at] univ-lorraine.fr) .
  3. Les dossiers partagés auxquels votre compte a accès se trouvent dans l’arborescence du panneau de gauche.
    • Selon le paramétrage du partage, vous pouvez modifier ou non les fichiers partagés.

Tutoriel vidéo :

  • Navigation dans ShareDocs.
  • Visualisation des fichiers (zoom).
  • Création de commentaires sur un fichier.

2. Dépôt de documents

Nécessite la dernière génération des navigateurs (support de l’html5). Envoi de fichiers et dossiers par différentes méthodes.

3. Partage de documents

3.1 Partage par lien web (url)

Le partage par url est à choisir lorsque :

  • les destinataires n’ont pas de comptes ShareDocs,
  • le partage est ponctuel,
  • les destinataires n’agissent pas sur les documents (ils peuvent uniquement les télécharger et visualiser).

Le partage par url peut être révoqué à tout moment par son créateur.

Tutoriel vidéo :

  • Création de partage par url.
  • Visualisation des partages par url actifs.
  • Révocation de partage par url.

3.2 Partage par utilisateurs

Le partage par utilisateurs est à choisir lorsque :

  • les destinataires ont un compte ShareDocs (ou une demande de création de compte est en cours),
  • vous souhaitez partager les fichiers avec un groupe d’utilisateurs ShareDocs,
  • les destinataires seront amenés à agir sur les fichiers (commentaires, retranscriptions, renommage, …),
  • les destinataires souhaitent utiliser les fonctionnalités de ShareDocs (visionneuse, OCR, …)

Tutoriel vidéo :

  • Partage avec un utilisateur.
  • Partage avec un groupe d’utilisateurs.
  • Révocation des partages.

4. WebDAV

Vous pouvez aisément vous connecter à votre espace personnel ShareDocs à partir du gestionnaire de fichier de votre OS (Linux, Windows, Apple) à l’aide du protocole WebDAV. Sous Windows par exemple, il suffit de « Connecter un lecteur réseau ». Ouvrez pour cela le gestionnaire de fichier et sur l’icône « Ce PC » de l’arborescence, « Clic droit ». Préciser dans le nom de dossier l’URL : https://sharedocs.huma-num.fr/dav.php/%40Home/. Entrez votre login et mdp, et voilà. Une documentation se trouve chez FileRun ici pour une aide sous Linux ou MacOS.

Attention, nous avons rencontré des problèmes de configuration de Webdav liés à Windows 7. La seule solution que nous ayons trouvé à ce jour est de recourir à un client (logiciel de bureau), tel que Cyberduck par exemple.

Se connecter via WebDAV sous Windows

5. Chez Huma-Num

Sharedocs est un gestionnaire de fichiers pouvant être utilisé via un navigateur web, un client WebDAV ou un logiciel de synchronisation de fichiers. Il se rapproche par certaines de ces fonctionnalités d’outils comme Dropbox ou Google Drive, mais avec de nets avantages quant à la sécurité du stockage des données et à la gestion des groupes d’utilisateurs. Une doc complète en français est disponible chez Huma-Num : Lien

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